Москва, Волоколамское ш., 2
8 (495) 135-15-51

Как заполнить накладную

Накладная - это документ, в котором содержится основная информация о заказе. Накладная заполняется по каждому заказу и состоит из трех листов: последний лист вручается отправителю, средний - получателю, первый (оригинал) сдается диспетчеру по окончании маршрута.

   

Накладную необходимо заполнять самостоятельно до встречи с клиентом. Вся информация для заполения накладной находится в Задачах в личном кабинете.

   

Чтобы заполнить накладную, нужно:

   

1)   Найти задачи с одинаковым номером. В одной из них будет забор, в другой - доставка.

 

   

2)   Из первой задачи внести в окно ОТПРАВИТЕЛЬ данные отправителя: имя, телефон, адрес и сумму к оплате (если есть денежное задание); внести в окно ОТПРАВКА информацию о посылке: краткое описание, вес, количество и габариты (если есть).

   

      

3)   Из второй задачи внести в окно ПОЛУЧАТЕЛЬ данные получателя: имя, телефон, адрес и сумму к оплате (если есть денежное задание).

   


   

Вот так будет выглядеть заполненная накладная до встречи с первым клиентом:

   

   

4)   По прибытии к отправителю нужно:

    • В окне ОТПРАВКА поставить галочку рядом с записью ПРИНЯТО В ЗАКРЫТОМ ВИДЕ (если посылка принимается в закрытом виде - коробка, опечатанный пакет) или ЕСТЬ ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ (если посылка принимается в открытом виде - открытый пакет)
    • Если необходимо, в поле КОММЕНТАРИЙ сделать комментарий: 
         
          Опись вложения: содержание отправления - кол-во    -   для посылок, принятых в открытом виде, необходимо сделать опись вложения, указав, что и в каком количестве содержится в отправлении
         
         Описание дефекта   -   если посылка или ее упаковка повреждена, нужно описать их в комментарии

         Ожидание: время ожидания (надбавка за ожидание)   -   если клиент задерживается более, чем на 15 минут, необходимо сделать комментарий об ожидании, указав, с какого и по какое время курьер находился на адресе и какая сумма была начислена 
         
         Холостой вызов по причине: причина холостого вызова   -   если по какой-то причине заказ отменяется после прибытия курьера на адрес, нужно сделать соответствующий комментарий
         
    • Если изменилась сумма к оплате, зачеркнуть ее, выше указать правильную и попросить отправителя поставить рядом подпись
    • Попросить отправителя поставить подпись рядом с комментарием 

 

       

   

    •  Попросить отправителя в окне ПОДПИСИ поставить подпись с расшифровкой (фамилия + инициалы)

   

   

    • Оторвать последний листочек накладной и вручить отправителю

    

5)   По прибытии к получателю нужно:

    • Если необходимо, в поле КОММЕНТАРИЙ сделать комментарий об ожидании и холостом вызове
    • Попросить получателя поставить подпись рядом с комментарием 
    • Если изменилась сумма к оплате, зачеркнуть ее, выше указать правильную и попросить получателя поставить рядом подпись
    • Попросить получателя в окне ПОДПИСИ поставить подпись с расшифровкой (фамилия + инициалы)
    • Оторвать второй листочек накладной и вручить получателю

   

По окончании маршрута заполненные экземпляры накладных с подписями клиентов сдаются диспетчеру.